Stichting ImproBattle heeft een privacyverklaring waarin betrokkenen worden geïnformeerd over de wijze waarop er binnen de stichting wordt omgegaan met persoonsgegevens. De privacyverklaring is te vinden op www.improbattle.nl/privacy.
Voor vragen kunt je een mail sturen naar info@improbattle.nl.
1. Persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens slaat ImproBattle op?
Bij ImproBattle verzamelen we namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, geboortedata, leeftijden, organisaties waar iemand werkzaam is (geweest), foto’s en geslacht. Eventueel wordt voor verslaglegging nog inschrijfnummers bij andere organisaties zoals leerling-/studentnummers vastgelegd.
Van wie verwerkt Stichting ImproBattle persoonsgegevens?
Stichting ImproBattle verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Deelnemers van activiteiten van ImproBattle
- Begeleiders/ouders van jongeren die meedoen aan activiteiten van ImproBattle
- Trainers en andere leveranciers van ImproBattle
- Opdrachtgevers van ImproBattle
- Contactpersonen die interesse tonen in ImproBattle
- Contactpersonen zoals docenten, leidinggevenden, crediteuren- en debiteurenadministratie en projectadviseurs die aan een organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
- Contactgegevens en bankrekeninggegevens van donateurs
Hoe lang worden gegevens bewaard?
Gegevens, gerelateerd aan activiteiten, worden in beperkte vorm bewaard om statistische informatie zoals deelnemersaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groepen met deze informatie mogelijk oud-deelnemers te informeren over bijvoorbeeld een reünie en activiteiten.
Gegevens van opdrachtgevers worden voor onbepaalde tijd bewaard.
Met wie delen we persoonsgegevens?
Alleen trainers, bestuur en leiding van ImproBattle kunnen persoonsgegevens inzien. Het kan zijn dat dit leveranciers van ImproBattle zijn. De gegevens worden vertrouwelijk fedeeld.
Voor verslaglegging naar fondsen, subsidienten en donateurs delen we soms deelnemerslijsten met naam, leeftijd en geslacht. Alle overige gegevens worden niet gedeeld.
2. Wat gebeurt er met mijn gegevens?
De gegevens van (oud)-deelnemers worden gebruikt voor het informeren van de deelnemers over activiteiten.
De gegevens van overige contactpersonen worden gebruikt voorL
Verslaglegging
Aangezien Stichting ImproBattle voor een belangrijk deel afhankelijk is van subsidies en donaties waar verslaglegging noodzakelijk is, worden persoonsgegevens van deelnemers gebruikt voor het laten zien welke resultaten zijn behaald. De gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd. Indien een subsidient of fonds dat wenst, kunnen wij een deelnemerslijst met namen, leeftijden en geslachten overhandigen.
Digitale nieuwsbrief
Stichting ImproBattle verzendt meermaals per jaar een (digitale) nieuwsbrief waarin informatie wordt gedeeld. Alle contactpersonen die zich hiervoor hebben ingeschreven ontvangen deze nieuwsbrief op de opgegeven e-mailadressen. Ontvangers kunnen kenbaar maken dat ze de e-mailnieuwsbrief niet meer willen ontvangen door een opt-out onderaan iedere (digitale) nieuwsbrief.
Promotie en pr
Stichting ImproBattle maakt tijdens haar activiteiten foto’s en video’s waarop deelnemers kunnen worden afgebeeld. Bij het maken van de foto’s wordt nadrukkelijk toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van deze foto’s en video’s. Mocht iemand de toestemming willen intrekken dan kan dat te allen tijde worden via info@improbattle.nl. Beleid omtrent het gebruik van deze foto’s en video’s is vastgelegd in het communicatiebeleid van Stichting ImproBattle. Het communicatiebeleid is op te vragen via info@improbattle.nl.
Website
De website van Stichting ImproBattle maakt gebruik van ‘cookies’ om bezoekersinformatie te verzamelen op basis van Google Analytics. De verzameling van gegevens is ingesteld conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Rechten van betrokkenen
Recht op vergetelheid en inzage in gegevens
Indien een deelnemer of contactpersoon een beroep doet op het recht op vergetelheid, het recht op inzage in of bewerken van eigen persoonsgegevens reageert Stichting ImproBattle binnen één maand op dit verzoek. Het verzoek moet schriftelijk gedaan worden via info@improbattle.nl.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Indien een deelnemer of contactpersoon een beroep doet op het recht op gegevensoverdraagbaarheid reageert Stichting ImproBattle binnen één maand op dit verzoek. Het verzoek moet schriftelijk gedaan worden via info@improbattle.nl.
Bezwaar of klacht
Indien een deelnemer of contactpersoon een bezwaar of klacht geeft aangaande de omgang met zijn of haar persoonsgegevens, kan deze klacht worden gericht aan het bestuur via info@improbattle.nl. Stichting ImproBattle reageert binnen één maand op dit verzoek. Tevens kan een klacht worden ingediend bij toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.
4. Informatiebeveiliging
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle trainers leggen zelf de gegevens van deelnemers van de activiteiten vast die voor het functioneren van de groep van belang zijn. Denk daarbij aan namen, telefoonnummers, mailadressen van de deelnemers en eventueel van begeleiders. In sommige gevallen worden ook geboortedata en geslacht vastgelegd.
De zakelijk leider is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de overige contactpersonen.
Verwijdering van gegevens bij vertrek trainer en vrijwilligers
De trainers en vrijwilligers van Stichting ImproBattle zijn zich ervan bewust dat zij bij vertrek alle persoonsgegevens op persoonlijke gegevensdragers, zoals persoonlijke mailboxen of persoonlijke (online) opslaglocaties, moeten worden vernietigd. Bij vertrek worden de trainers en vrijwilligers daar schriftelijk op gewezen.
Datalekken
Indien er sprake is van een ernstig datalek wordt dit door het bestuur van Stichting ImproBattle afgehandeld volgens de richtlijnen die vermeld staan op: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken